一、文檔是單位的重要資料，加強(qiáng)文檔的管理，是保障和促進(jìn)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的有序開展，實(shí)現(xiàn)文檔管理的程序化、規(guī)范化，為使文檔管理達(dá)到高效、安全的目的，特制定本制度。
二、文檔管理應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)（專職文秘），文件管理員必須作好文卷歸檔，存放保管和遵守單位有關(guān)文件使用的管理規(guī)定。
三、文件管理員應(yīng)按以下程序工作
1、文件收集：堅(jiān)持隨時(shí)對(duì)收集的文件進(jìn)行歸檔，保證文件資料的完整，對(duì)已辦理完畢的文件應(yīng)及時(shí)收回存檔；對(duì)會(huì)議文件要及時(shí)整理，單位對(duì)外發(fā)文件報(bào)送材料要留好底稿和正本。
2、文件保管
收集時(shí)應(yīng)按文件收發(fā)的單位、性質(zhì)分類，再根據(jù)時(shí)間先后排列存檔備查。
3、文件收發(fā)
文件收文應(yīng)填寫收文的表格，注明文件名稱、發(fā)文單位、發(fā)文時(shí)間、收文時(shí)間、收文人簽名。
文件發(fā)文應(yīng)填寫發(fā)文的表格，注明發(fā)文名稱、發(fā)文時(shí)間、發(fā)文人簽名、收文人簽名。
四、文件存放和銷毀
1、文件應(yīng)有一個(gè)安全的存放之外，最好配備專門的文件柜。
2、文件的存放和提取應(yīng)由專職人員負(fù)責(zé)。
3、專職人員應(yīng)做好防火、防潮、防蟲、防塵、防損等方面工作。
4、文件裝訂存檔（每年一次）：將文件分類后按時(shí)間和來文單位順序排列，編上頁碼，做好文件目錄后裝訂，和收發(fā)文登記表格放在一起，以便查找。
5、文件銷毀：?jiǎn)挝荒杲K進(jìn)行文件銷毀工作，對(duì)無歸檔存放價(jià)值的文件、材料，上級(jí)指定需要銷毀的文件，其他無存檔價(jià)值的文書。對(duì)需要銷毀的文件應(yīng)統(tǒng)一填寫銷文登記表，由站長(zhǎng)簽字同意后方可銷毀，銷毀文件時(shí)由分管站長(zhǎng)在場(chǎng)監(jiān)銷。
五、文件借閱
1、本單位人員借閱文件，文件管理員應(yīng)制定表格，注意借閱人姓名，注明歸還時(shí)間，借閱人簽名。交待紀(jì)律，保證文件不丟失，不得轉(zhuǎn)借他人，愛護(hù)文件注意清潔，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還。
2、外單位人員借閱文件，須持有介紹信，經(jīng)站長(zhǎng)同意后方可借閱。
3、文件管理員應(yīng)遵守文件保密規(guī)定，不能借閱的文件嚴(yán)禁借閱。
六、處理
對(duì)違反本制度的行為，按照車站《職工獎(jiǎng)懲實(shí)施細(xì)則》處理。