1.工地例會(huì)形式
監(jiān)理部應(yīng)參加或組織有關(guān)工地例會(huì)。工地例會(huì)一般分為第一次工地例會(huì)、日常工地例會(huì)兩種。第一次工地例會(huì)應(yīng)在工程開(kāi)工前適當(dāng)時(shí)間舉行；日常工地例會(huì)應(yīng)與各單位在第一次工地例會(huì)上約定后，在施工過(guò)程中形成制度定期舉行。
監(jiān)理組還應(yīng)根據(jù)需要，建立定期或不定期召開(kāi)專業(yè)專題會(huì)議制度，如：周（旬）匯報(bào)協(xié)調(diào)會(huì)、月工作計(jì)劃總結(jié)會(huì)、專題研討會(huì)等。監(jiān)理部可根據(jù)工程實(shí)施過(guò)程需要，適時(shí)組織召開(kāi)各類專題工作會(huì)議，對(duì)工程施工尚未明確的一些事情進(jìn)行討論。如涉及投資的，須邀請(qǐng)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)派代表參加，達(dá)到加強(qiáng)溝通和管理、明確標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一行動(dòng)、交流經(jīng)驗(yàn)之目的。
2.工地例會(huì)內(nèi)容
1）第一次工地例會(huì)由項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)主持，監(jiān)理部負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，形成紀(jì)要應(yīng)由各方會(huì)簽。會(huì)議主要了解工程準(zhǔn)備及施工準(zhǔn)備情況，明確各方職責(zé)及主要負(fù)責(zé)人；介紹“監(jiān)理規(guī)劃”的主要內(nèi)容及相關(guān)要求，商定今后各方參加會(huì)議人員及召開(kāi)時(shí)間等?？偙O(jiān)理工程師向施工單位介紹副總監(jiān)理工程師、監(jiān)理組長(zhǎng)、專業(yè)監(jiān)理工程師及監(jiān)理工作基本程序、辦法和手段等。
2）每月定期召開(kāi)工地例會(huì)，就上月工程質(zhì)量、施工進(jìn)度、存在問(wèn)題和下月工作計(jì)劃及需要協(xié)調(diào)處理的有關(guān)問(wèn)題等進(jìn)行點(diǎn)評(píng)和安排。必要時(shí)，可邀請(qǐng)項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)和設(shè)計(jì)單位有關(guān)人員參加，協(xié)調(diào)及處理工程施工過(guò)程中存在的問(wèn)題。
3.會(huì)議記錄整理
1）所有會(huì)議均應(yīng)有會(huì)議記錄、會(huì)議簽到表并形成會(huì)議紀(jì)要；
2）會(huì)議記錄應(yīng)注明例會(huì)召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、主持人、記錄整理人、會(huì)議的主要議程、會(huì)議議定的主要事項(xiàng)及責(zé)任人、完成期限等。
3）有施工單位參加的會(huì)議，應(yīng)及時(shí)形成會(huì)議紀(jì)要下發(fā)。其中：由監(jiān)理部組織召開(kāi)的會(huì)議，監(jiān)理部辦公室負(fù)責(zé)整理形成統(tǒng)一文號(hào)的紅頭紀(jì)要下發(fā)，辦公室存檔；監(jiān)理組組織召開(kāi)的，專業(yè)監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)形成會(huì)議紀(jì)要，下發(fā)施工單位，并報(bào)監(jiān)理部辦公室存檔。
4）會(huì)議結(jié)束，應(yīng)及時(shí)在監(jiān)理日記中登記，并簡(jiǎn)要記錄會(huì)議的內(nèi)容和參加人員等。
4.閉環(huán)管理
在各類會(huì)議上，如對(duì)進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面提出要求或責(zé)令施工單位對(duì)存在問(wèn)題進(jìn)行整改的，應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)，要求施工單位整改回復(fù)，作為附件裝訂于紀(jì)要后面。
在下一期會(huì)議上，監(jiān)理人員應(yīng)對(duì)照上期監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要，核實(shí)上期會(huì)議落實(shí)情況，防止管理漏洞。對(duì)于處理時(shí)間較長(zhǎng)的，要建立問(wèn)題銷號(hào)制度，將問(wèn)題在網(wǎng)上或各級(jí)人員易了解的地方進(jìn)行特殊標(biāo)識(shí)，提醒注意，跟蹤閉合。

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