采購計劃管理

1、制訂采購計劃的目的

采購計劃是企業(yè)根據(jù)市場供求情況、企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營能力和物料消耗規(guī)律等，對計劃期內(nèi)物料和其他物品的采購管理活動所作的預(yù)見性安排和部署。

采購計劃主要是確定采購的數(shù)量、時間和方式。

2、制訂采購計劃的作用

—維持生產(chǎn)經(jīng)營的正常運行，避免供應(yīng)中斷而影響產(chǎn)銷活動；

—避免物料儲存過多，占壓資金；

—配合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃的實現(xiàn)；

—使采購部門事先準(zhǔn)備，選擇有利時機購入物料；

—確定物品耗用標(biāo)準(zhǔn)，以便控制物料采購數(shù)量及成本。

3、制訂采購計劃的依據(jù)

（1）年度銷售計劃和生產(chǎn)計劃

銷售計劃和生產(chǎn)計劃是企業(yè)制訂采購計劃的主要參考依據(jù)；同時，銷售計劃制訂得是否科學(xué)、合理，將直接影響生產(chǎn)計劃和采購計劃的科學(xué)性及可行性。

（2）用料清單

BOM表由研發(fā)部門或產(chǎn)品設(shè)計部門擬定的，在用料清單上列明各種產(chǎn)品由哪些物料所制造或組合而成。根據(jù)用料清單可以精確計算出每一種產(chǎn)品的制造所需各種物料的確切數(shù)量。用料清單所列的耗用量，就是通稱的標(biāo)準(zhǔn)用量，可以將其與實際用量比較，作為物料控制的依據(jù)。

（3）存量管制卡

如果物料有存貨，所購物料要與現(xiàn)有存貨狀況配合確定。具體來說，采購人員一般是根據(jù)用料清單中列出的物料需求數(shù)量、現(xiàn)有存貨量，并考慮采購的作業(yè)時間和安全存量水平，計算出正確的采購數(shù)量，然后才開具請購單。

（4）生產(chǎn)效率

生產(chǎn)效率的高低會使預(yù)計的物料需求量與實際的耗用量之間產(chǎn)生誤差。生產(chǎn)效率提高，會導(dǎo)致物料的單位耗用量下降，從而使采購計劃中的采購數(shù)量超過生產(chǎn)所需；反之，生產(chǎn)效率下降，會提高物料的單位耗用量，使采購計劃中的采購數(shù)量不足以滿足生產(chǎn)所需。故：生產(chǎn)效率發(fā)生變化時，采購計劃必須隨之加以調(diào)整，避免發(fā)生物料短缺或過剩的現(xiàn)象。

4、采購計劃的編制

采購計劃的制訂主要包括兩部分內(nèi)容：采購認(rèn)證計劃的制訂和采購訂單計劃的制訂。具體流程可分為八個環(huán)節(jié)，即準(zhǔn)備認(rèn)證計劃、評估認(rèn)證需求、計算認(rèn)證容量、制訂認(rèn)證計劃、準(zhǔn)備訂單計劃、評估訂單需求、計算訂單容量、制訂訂單計劃。

5、采購數(shù)量的確定

（1）定期訂購法 - 每隔一個固定時間進行庫存盤點并訂貨，如每月、每季或每周訂購一次。這種方法適用于需要經(jīng)常調(diào)整生產(chǎn)或采購數(shù)量的重要物料。

定期訂購法的特點是：采購周期固定；采購批量不固定。

采購批量=平均日需要量×采購周期+保險儲備量（安全庫存量）- 實際庫存量

（2）定量訂購法 -對庫存連續(xù)盤點，一旦庫存水平下降到預(yù)定的最低庫存數(shù)量（請購點）時，立即按固定的訂貨數(shù)量訂購補充的一種采購方法，也稱為請購點法。適用于品種數(shù)目少，但占用資金大的物品的采購。

控制因素：請購點=平均日需要量×采購提前期+安全庫存量

2如何編制采購計劃

1、編制原材料采購計劃

第一步：收集生產(chǎn)計劃任務(wù)量信息

第二步：了解消耗定額

第三步：分析歷史資料數(shù)據(jù)

第四步：進行市場商情分析

第五步：形成原材料采購計劃

2、編制設(shè)備采購計劃

第一步：確定設(shè)備采購需求

第二步：調(diào)查設(shè)備采購市場

第三步：選擇設(shè)備采購方式

第四步：填寫“設(shè)備采購計劃書”

第五步：提交設(shè)備采購申請

3、分解采購計劃

采購人員可以根據(jù)年內(nèi)生產(chǎn)進度安排、資金情況和庫存變化，制訂相應(yīng)的半年、季度或月度采購計劃。

4、調(diào)整采購計劃

確定調(diào)整方式：采購人員可以根據(jù)企業(yè)內(nèi)外部采購環(huán)境的變化或競爭對手競爭戰(zhàn)略的調(diào)整，適時修改或調(diào)整采購計劃。

調(diào)整計劃內(nèi)容：總量調(diào)整-采購人員根據(jù)需要，對原采購計劃中的采購預(yù)算金額或采購數(shù)量進行總量的調(diào)整。結(jié)構(gòu)調(diào)整-采購人員根據(jù)需要，對原采購計劃中的采購商品的品類、品種、規(guī)格等進行的調(diào)整。

3訂單管理

1、編制采購訂單

（1）明晰訂單內(nèi)容：根據(jù)企業(yè)實際的生產(chǎn)經(jīng)營需要及采購計劃要求，采購人員應(yīng)定期編制采購訂單，一般有月度采購訂單、臨時采購訂單等。

月度采購訂單的內(nèi)容：采購產(chǎn)品的名稱、品種、型號、規(guī)格；訂貨總數(shù)量、分期交貨數(shù)和訂單號；包裝運輸、到貨地點、隨貨文件和驗收方法；訂單生效的條件和到倉爭端的處理等。

臨時采購訂單的內(nèi)容：采購產(chǎn)品的名稱、品種、型號和規(guī)格；采購數(shù)量和要求、到倉時間等。

（2）制定采購訂單

第一步：編制訂單草案

第二步：上報主管審核

第三步：形成正式訂單

2、出具采購訂單

（1）發(fā)出采購訂單

采購人員在選擇供應(yīng)商時應(yīng)考慮以下3個方面的因素：是否是長期供應(yīng)商，其信譽、產(chǎn)品品質(zhì)如何？供應(yīng)商的產(chǎn)品價格是否最適當(dāng)、最有市場競爭力？供應(yīng)商是否能夠保證準(zhǔn)時交貨？

（2）確認(rèn)采購訂單

采購人員應(yīng)通過電話溝通等方式及時向供應(yīng)商確認(rèn)其是否收到采購訂單。如果對方?jīng)]有表示接受，則發(fā)出的采購訂單并不能構(gòu)成一項合同，采購事項無效。另外，只有當(dāng)采購訂單被確認(rèn)接受之后，采購方才能確信供應(yīng)商將在約定的日期發(fā)貨。

通常，供應(yīng)商接受了訂單的各項條件后，要向采購方的采購部門發(fā)出所謂的“接受函”以確認(rèn)采購事項，并著手備貨，執(zhí)行訂單。因此，采購人員在發(fā)出采購訂單后，一定要與供應(yīng)商及時溝通、確認(rèn)。

（3）編制采購記錄

采購訂單確認(rèn)接受后，采購人員應(yīng)就同期所采購的貨品、物料編制采購記錄，填寫采購記錄表，以便在供應(yīng)商交貨時對照采購訂單進行接貨檢驗。

3、跟蹤采購訂單

采購的目的是為了及時取得符合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營要求的物料，所以采購人員必須要對訂單進行跟蹤，促使供應(yīng)商及時交貨。

訂單跟蹤就是采購人員對采購訂單執(zhí)行的全部過程進行跟蹤檢查，以保證采購訂單的正常履行，其目的主要有3個：促進合同正常執(zhí)行、滿足本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的物料需求、保持合理的庫存水平。

（1）訂單執(zhí)行前跟蹤

在采購過程中，同一物料或貨品可能有幾家供應(yīng)商可供選擇，雖然每個供應(yīng)商都有分配比例，但是具體操作時可能會遇到意想不到的情況，如供應(yīng)商提出更改“認(rèn)證合同條款”（包括價格、質(zhì)量、貨期等），因此采購人員在訂單發(fā)出后應(yīng)充分與供應(yīng)商溝通，確認(rèn)本次采購可供貨的供應(yīng)商。當(dāng)然，如果供應(yīng)商確實難以接受訂單，也不必強人所難，可以在采購環(huán)境里另外選擇其他供應(yīng)商，必要時要求認(rèn)證人員協(xié)助辦理。

（2）訂單執(zhí)行過程跟蹤

供應(yīng)商確認(rèn)采購訂單后，采購訂單便具有了法律效力，所以采購人員應(yīng)全力跟蹤，確實需要變更時要征得供應(yīng)商的同意，雙方協(xié)商解決。

（3）合同執(zhí)行后跟蹤

4、訂單存檔管理

采購人員與供應(yīng)商簽訂的合同，出具的采購訂單及相關(guān)文件、資料要及時存檔備查。

重視存檔管理，建檔管理的作用有3個方面：

（1）每一采購項目分別建檔，以便于使用和查詢；

（2）供應(yīng)商的歷史表現(xiàn)數(shù)據(jù)對訂單下達及合同跟蹤具有重要的參考價值，采購人員應(yīng)首先注意供應(yīng)商的歷史情況，然后決定對其實施何種監(jiān)督方式；

（3）若供應(yīng)商出現(xiàn)違約行為或發(fā)生糾紛需要訴諸法律解決時，完備的資料是獲得勝訴的有力保證。

訂單存檔管理

建檔 - 訂單的建檔原則是需要的時候能夠方便快捷地找到。采購人員在建立訂單檔案時可采用以下兩種方式中的一種：①按照采購訂單編號順序建檔；②按照供應(yīng)商名稱的字母順序建檔。

訂單存檔保管

采購人員應(yīng)注意將采購訂單等各種經(jīng)驗數(shù)據(jù)的分類保存工作做好，如做好防潮、防蟲等保管工作。如果有條件，可采用計算機軟件管理系統(tǒng)對訂單進行管理，同時將相關(guān)數(shù)據(jù)資料掃描后轉(zhuǎn)換成電子版保存在電腦中，以便隨時查閱。

四、訂單異常處理

1、交期異常處理

采購人員需在下單后及時跟蹤訂單情況，及時獲取訂單交貨進度，并與供應(yīng)商聯(lián)絡(luò)，及時獲知交期異常情況；

采購人員得知異常后，應(yīng)及時向經(jīng)理和請購部門反饋信息，以便及時進行補救或調(diào)整；

采購人員需要采取積極措施盡量挽回?fù)p失，采用跟催法催交貨物，也可依具體情況變更采購訂單或替換供應(yīng)商；

采購部應(yīng)積極聯(lián)絡(luò)相關(guān)部門評估損失費用，并視情況向供應(yīng)商索賠。

2、品質(zhì)異常處理

供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)品質(zhì)異常且無法自行解決時，應(yīng)以書面形式將問題反饋給采購人員。采購人員要及時將問題反饋給采購部經(jīng)理，請示解決辦法；

采購部和請購部門協(xié)商解決是否進行特采，必要時由采購人員召集請購部門到供應(yīng)商生產(chǎn)現(xiàn)場協(xié)商解決異常；

如因品質(zhì)問題返工或拒收而影響本公司正常生產(chǎn)的，采購部應(yīng)組織相關(guān)部門評估損失費用，并視情況向供應(yīng)商索賠。

3、下單異常處理

采購人員如發(fā)現(xiàn)訂單等單據(jù)沒有及時發(fā)出，應(yīng)立即聯(lián)系下單人員；

如發(fā)生采購部下錯訂單的情況，采購人員應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商能否撤單，盡可能避免呆廢料，同時下達正確的訂單。如不能撤單，采購部門應(yīng)與相關(guān)部門溝通能否將問題訂單內(nèi)部消化；

如果訂單不能撤銷也不能內(nèi)部消化，則應(yīng)由責(zé)任部門承擔(dān)損失費用，并按照企業(yè)相關(guān)規(guī)章制度對責(zé)任部門進行處罰。

4、突發(fā)異常處理

發(fā)生重大的事故或自然災(zāi)害而造成供應(yīng)商短期內(nèi)無法恢復(fù)生產(chǎn)以及發(fā)生突發(fā)事故造成原料嚴(yán)重短缺的情況，屬于突發(fā)異常；

出現(xiàn)突發(fā)異常時，采購人員應(yīng)及時向采購部經(jīng)理匯報，并通過多種渠道了解市場行情，力求減少損失；

突發(fā)異常影響正常生產(chǎn)時，采購人員應(yīng)向請購部門確認(rèn)是否可以通過高價調(diào)撥或采用其他減少公司損失的方式進行處理。