OSH管理體系記錄的設計應與編制程序文件和作業(yè)文件同步進行，以使職業(yè)安全健康管理體系記錄與程序文件和管理作業(yè)文件協(xié)調(diào)一致、接口清楚。

1．編制記錄總體要求的文件

根據(jù)標準、手冊和程序文件的要求，應對體系中所需記錄進行統(tǒng)一規(guī)劃，同時對表格的標記、編目、表式、表名內(nèi)容、審批程序以及記錄要求作出統(tǒng)一的規(guī)定。

2．表格設計

在編制程序文件與作業(yè)文件的同時，分別制訂與各程序相適應的記錄表格。必要時可附在程序文件和作業(yè)文件的后面。

3．校審和批準

匯總所有記錄表格，組織有關(guān)部門進行校審。校審的重點，應從體系的整體性出發(fā)，重點是各表格間的內(nèi)在聯(lián)系和協(xié)調(diào)性、表格的統(tǒng)一性和內(nèi)容的完整性。校審并作相應修改后報主管領導批準。

4．匯編成冊

將所有表式統(tǒng)一編號，匯編成冊發(fā)布執(zhí)行，必要時，對某些較復雜的記錄表式要規(guī)定填寫說明。

5．要求

◇　應建立并保持有關(guān)職業(yè)安全健康管理體系記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管、收回和處理的文件化程序；

◇　記錄應在適宜的環(huán)境中貯存，以減少編制或損壞并防止丟失，保管方式應便于查詢，應制訂相關(guān)方查閱和索取所需記錄的有關(guān)規(guī)定；

◇　應明確記錄所采用的方式(如文字填寫、縮微膠卷、磁盤或其它媒介)；

◇　按規(guī)定表式填寫或輸人記錄，做到記錄內(nèi)容準確，填寫或輸入及時，字跡清楚整齊；

◇　根據(jù)需要規(guī)定記錄的保存期限，一般應遵循的原則是：有永久保存價值的記錄應整理成檔案，長期保管；合同要求時，應征得相關(guān)方的同意或由相關(guān)方確定；

◇　應規(guī)定對過期或作廢記錄的處理方法。