1．系統(tǒng)性

一 企業(yè)應(yīng)對其職業(yè)安全健康管理體系中采用的全部要素、要求和規(guī)定，系統(tǒng)、有條理地制訂各項程序；

一 所有文件應(yīng)按統(tǒng)一規(guī)定的方法編輯成冊；

一 各層次文件應(yīng)做到接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序；

一 各層次文件應(yīng)涉及職業(yè)安全健康管理體系一個邏輯上獨(dú)立的部分。

2．法規(guī)性

一 體系文件應(yīng)在總體上遵循職業(yè)安全健康管理體系審核規(guī)范，以及國家或主管部門的有關(guān)法規(guī)要求；

一 文件一旦批準(zhǔn)實施，就必須認(rèn)真執(zhí)行；

一 文件修改只能按規(guī)定的程序進(jìn)行。

3．協(xié)調(diào)性

一 體系文件的所有規(guī)定應(yīng)與企業(yè)的其他管理規(guī)定相協(xié)調(diào)；

一 體系文件之間應(yīng)相互協(xié)調(diào)；

一 體系文件應(yīng)與有關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范相互協(xié)調(diào)；

一 處理好各種接口，避免不協(xié)調(diào)或職責(zé)不清。

4．見證性

一 體系文件作為客觀證據(jù)(適用性證據(jù)和有效性證據(jù))向管理者、相關(guān)方、第三方審核機(jī)構(gòu)證實本組織職業(yè)安全健康管理體系的運(yùn)行情況；

一 對于審核來講，職業(yè)安全健康管理體系文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：

·危險因素已被辯識、評價并得到控制；

·有關(guān)活動的程序已被確定并得到批準(zhǔn)和實施；

·有關(guān)活動處于全面的監(jiān)督檢查之中；

·職業(yè)安全健康績效和持續(xù)改進(jìn)等。

5．唯一性

一 對一個企業(yè)，其職業(yè)安全健康管理體系文件是唯一的；

一 通過清楚、準(zhǔn)確、全面、簡單扼要的表達(dá)方式，實現(xiàn)唯一的理解；

一 決不允許針對同一事項的相互矛盾的不同文件同時使用；

一 不同企業(yè)的文件可具有不同的風(fēng)格。

6．適用性

一 體系文件應(yīng)根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的要求、企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)活動的具體性質(zhì)采取不同的形式；

一 體系文件的詳略程度應(yīng)與人員的素質(zhì)、技能和培訓(xùn)等因素相適應(yīng)；

一 所有文件規(guī)定都應(yīng)在實際工作中能得到有效的貫徹。