HSE管理體系文件是HSE管理體系運行的指導性文件，是體系正常運行的基礎。建立體系的過程就是結合企業(yè)性質和特點，將標準具體化為企業(yè)的健康、安全與環(huán)境管理體系文件的過程。為了確保所建立體系文件的有效性和適用性，在建立體系文件之前要進行總體設計，包括：調研、確定原則、文件層次設計和評審4個步驟。

    1調研

    調研可采取多種靈活方式，聘請有關專家講課、組織研討會、專家咨詢等。

    1.1外部調研

    主要包括以下內容：

    a)國際石化行業(yè)HSE管理體系建立及管理現(xiàn)狀，HSE管理體系的發(fā)展歷程，國外各石化企業(yè)HSE管理體系的管理慣例、成功經驗。

    b）中國石化HSE管理體系建立的有關政策。

    c）國內兄弟石化企業(yè)HSE管理體系建立情況及取得的成功經驗。

    1.2內部調研

    主要包括以下內容：

    a）企業(yè)健康、安全與環(huán)境管理現(xiàn)狀。

    b)企業(yè)長期發(fā)展規(guī)劃以及管理模式定位。

    c）企業(yè)現(xiàn)有管理模式及與HSE管理體系的關系。

    d）建立HSE管理體系可依托的各種資源支持狀況。

    2確定原則

    設計前應依據標準，結合本企業(yè)實際，確定指導性原則，遵循以下原則：

    a）以Q/SHS 0001.1-2001標準為準繩，抓住每個要素設置管理文件，以實現(xiàn)事前預防為基本目標。

    b)結合實際，簡化程序，以提高企業(yè)管理水平為目的。

    c）立足長遠，做到繼承與創(chuàng)新并重，以實現(xiàn)質量、經營、健康、安全與環(huán)境綜合管理科學化為最終目標。

    3文件層次設計

    從目前國際上游石化行業(yè)健康、安全與環(huán)境管理體系的發(fā)展情況看，文件的層次基本分為政策性文件（即管理手冊）、程序文件和支持。為了既與國際慣例接軌，又方便管理、便于操作，推薦企業(yè)HSE管理體系設計的基本框架。

    管理手冊為政策性文件，描述企業(yè)的健康、安全與環(huán)境管理的承諾、方針和目標，企業(yè)對健康、安全與環(huán)境管理的主要控制環(huán)節(jié)、控制程序；程序文件是企業(yè)內部管理的具體運作程序，規(guī)定企業(yè)內部對健康、安全與環(huán)境的具體管理程序和控制要求；支持性文件包括作業(yè)文件、HSE計劃書、作業(yè)指導書以及各種記錄等。

    4評審

    企業(yè)完成HSE體系方案初步設計后，應組織專家評審小組對設計方案進行評審。

    4.1方案評審

    專家評審小組的人員構成應包括：本企業(yè)內外的HSE管理體系專家、初步方案設計人員、標準化管理專家、IS09000體系管理專家等。專家評審小組應依據以下原則對設計方案進行評審：

    a)是否依據Q/SHS 0001.1-2001標準，控制了標準中所有要素。

    b)是否與本企業(yè)管理、生產活動相適應和協(xié)調，且隨內外環(huán)境的變化持續(xù)改進。

    c)企業(yè)已識別的活動過程應制定科學合理的程序和工作指南。

    d)設計方案應處理好幾個接口關系：一是企業(yè)內部各個部門管理職能的接口；二是企業(yè)與其下屬單位體系層次和管理活動接口；三是所開發(fā)的程序文件之間的接口；四是程序文件與管理作業(yè)文件的接口。

    4.2方案修訂

    依據專家評審小組的意見，企業(yè)對HSE體系的設計方案進行修訂，形成HSE管理體詳細設計方案，方案應明確以下內容：

    a）HSE管理體系的管理機構設置及職責

    b）體系設計的依據和總體指導思想。

    c）根據企業(yè)的管理行為和生產經營活動進行程序文件和管理作業(yè)文件的開發(fā)并提出編寫的控制要點。

    d）文件編寫導則，說明文件編寫格式、內容和各種記錄表格的設計，以及HSE管理手冊的編寫。

    4.3復審批準

    企業(yè)最高管理者組織辦公會審核并HSE管理體系設計方案，并由HSE管理體系理部門制定工作進度計劃，組織實施。

    5結語

    通過調研、確定原則、文件層次設計和評個步驟建立的體系文件是HSE管理體系正常運行的前提條件。做好HSE管理還要著手體系文件的運行，杜絕“兩張皮”現(xiàn)象，只有這樣才HSE管理要求落到實處，提高HSE績效。