在HSE管理過程中，信息交流起著非常重要的作用，無論是與相關方間的信息交流，野外作業(yè)區(qū)與營地間的聯(lián)系，還是進行變更管理時進行的信息交流，對于有效實施HSE管理，都十分必要。

1．HSE會議

1）（4.8.1）條文

基層組織應建立HSE會議制度，通過會議掌握和了解HSE的相關信息。會議包括但不限于如下內(nèi)容：開工前動員會、開工前班組會議、班前HSE會議、現(xiàn)場HSE會議、HSE工作分析會、階段總結(jié)會及項目完成后的評估會等。

2）說明

本條款要求基層組織應建立HSE會議制度，通過會議掌握和了解HSE相關信息，在進行本條款描述時，應把該基層企業(yè)根據(jù)需要所制定的HSE會議制度作為本條款內(nèi)容進行記錄，會議制度應包括基層組織HSE會議的種類、次數(shù)、時間、信息交流的主要內(nèi)容等等，然后記錄該基層企業(yè)所有與HSE相關的會議（如開工前動員會、開工前班組會議、班前HSE相關的會議、現(xiàn)場HSE會議、HSE工作分析會，階段總結(jié)會及項目總結(jié)會及項目完成后的評估會等）作為該條款的內(nèi)容。

3）解釋

會議是交流信息的重要渠道，通過會議可以做到上情下達，下情上報，起到交流、溝通等作用，通過HSE會議，可以

（1）激勵管理層和員工之間有關HSE事項的雙向有效交流。

（2）對管理層起到顧問作業(yè)；

（3）檢查為防止事故所采取措施的效果；

（4）對全員參與HSE管理起推動作業(yè)；

（5）針對不安全的做法或環(huán)境上不可接受的做法，組織檢查和評審；

（6）對管理層提出進一步改善HSE的建議；

（7）加強全國員工在進一步推動HSE管理上的合作。

（8）對工人的HSE訓練、指導提出建議等。

基層企業(yè)管理者應主持HSE領導小組會議或類似會議，所有雇員和承包商都應參加有關的HSE會議。實施HSE管理，需要進行廣泛的信息交流，只有這樣，才能傳播HSE管理理念，反饋在HSE管理過程中遇到的具體問題，從而起到有效提高HSE管理水平的目的。為了有效利用會議交流HSE信息，基層組織應制定HSE會議制度，保證HSE管理信息的通暢交流。

2．報告與記錄

1）（4.8.2）條文

明確應填寫的報告和記錄，報告和記錄可包括以下內(nèi)容：作業(yè)報告、作業(yè)報表、現(xiàn)場與項目的聯(lián)系、事故報告、百萬工時記錄、隱患報告、值班記錄、完工報告、HSE簡訊等等。

2）說明

本條款要求列出基層企業(yè)在實施HSE管理時，應填寫的記錄和報告。在進行該項內(nèi)容的編寫時，可把需要填寫的基層企業(yè)用于HSE管理的報告與記錄的名稱在此羅列，作為本條款所要描寫的內(nèi)容。這些報告與記錄至少應包括但不限于作業(yè)報告，作業(yè)報表，現(xiàn)場與項目的聯(lián)系、事故報告、百萬工時記錄、隱患報告、值班記錄、完工報告、HSE簡訊等等。

3．野外通訊

1）（4.8.3）條文

應明確現(xiàn)場與營地，營地與母公司、業(yè)主，營地與外部依托的聯(lián)絡方式，并確保通訊暢通。

2）說明

本條款需要描述的是現(xiàn)場與營地，營地與公司、業(yè)主，營地與外部依托力量間的溝能聯(lián)絡方式。因此，在進行本條款編寫時，可把現(xiàn)場與營地，營地與公司、業(yè)主，營地與外部依托力量間的有效溝通聯(lián)絡方式，分別進行描述，作為本條款內(nèi)容。這些溝通聯(lián)絡方式可以是無線對講系統(tǒng)（如現(xiàn)場與現(xiàn)場、現(xiàn)場與營地間多采用此方式）、電話、移動電話、電傳、Email及信函等，但無論使用何種溝通聯(lián)絡方式，必須根據(jù)相互之間的性質(zhì)與特點，保證通訊聯(lián)絡的暢通。

4．變更管理

1）（4.8.4）條文

任何對作業(yè)內(nèi)容、設計、人員和設備的變更，對可能產(chǎn)生新的或擴大的危害進行風險評估，都必須有批準人的簽字，形成書面文件交流，并保留變更通知單。

2）說明

任何變更都可能會引起健康、安全與環(huán)境影響因素的改變而來帶新的風險，為了減少和控制由于文件、設計人員、機構(gòu)、工藝流程、設備、以及法律的永久或暫時變更，對健康、安全與環(huán)境的有害影響，必須進行變更管理，對變更所可能引起的風險進行識別、評價和控制。

本條款包括三個方面的內(nèi)容。其一，對任何涉及到文件、設計、人員、機構(gòu)、工藝流程、設備以及法律法規(guī)的永久或暫時變更，都必須進行變更管理，在進行變更管理時，要求：

（1）對所作變更進行風險評估，對那些非強制性變更，如果因變更而使得風險及其影響程度大為增加，則應按照可接受原則，確定有無必要實施該變更。

（2）在實施變更時，應根據(jù)變更對象的范圍性質(zhì)及HSE管理職責的劃分，確定變更審批程序。

（3）明確變更的實施和驗收部門，對確定進行的變更，經(jīng)由批準人簽字認可，在變更結(jié)束后形成記錄文件，通知相關部門。對可能產(chǎn)生的新的或擴大的危害，應形成書面文件，進行交流，使業(yè)主、公司及基層企業(yè)員工都明確認識所作變更可能帶來的相應危害及其相應的控制與削減措施。要保留變更通知單，即把原始的書面形式的變更通知單存檔，以備必要時查閱。

在編寫該條款時，可按變更內(nèi)容的性質(zhì)分兩種情況進行處理。對于涉及文件、設施、人員、機構(gòu)、工藝流程、設備等非強制性變更，按變更程序在風險評估后，權(quán)衡利弊，決定是否實施變更管理；對涉及法律法規(guī)等一些強制性變更，也應進行風險評估，以制定相應的風險控制措施，只是該類變更是強制性的。由不得自己選擇。然后，對所要進行的變更產(chǎn)生的新的擴大的影響，進行記錄描述，形成書面文件，按文件控制程序進行交流，使基層組織員工及相關各方，對所作變更及其可能帶來的相應危害有明確地認識，并制定相應的風險投資控制措施。另外，在本條款中明確指出，對變更通知單要存檔保留，對口頭的變更通知，要形成書面文件，然后由相關方負責人簽字后保存。

3）解釋

變更管理是HSE管理體系中的重要一環(huán)，人員、機構(gòu)、設備、工藝流程等方面的任何變更都潛在著對HSE帶來影響，因此，所以這些變更都應進行風險評價。對于非強制性變更，如果風險評價結(jié)果屬不可接受的風險范疇，可考慮不實施該項變更的可能性，因此，實施變更管理，識別評價變更帶來的風險，并采取相應的措施加以控制，才能把因變更而對HSE管理帶來的風險降到最低。而要進行變更管理，就要按前面所講的變更管理程序進行逐步實施，明確變更所帶來的新的風險，并制定相應的防范措施，從而達到有效降低變更所帶來的危害的目的。

5．與相關方的交流

1）（4.8.5）條文

明確與相關方交流的方式和要求。

2）說明

該條款描述的是與相關方交流問題，應明確與相關方交流的方式與要求。在編寫該條款時，首先，應明確相關方應包括哪些，如業(yè)主、公司、員工以及行業(yè)或技術主管部門、分承包商及公眾等。其次，應明確與相關方交流的方式，是采用電話、無限對講系統(tǒng)，還是采用會議交流、電傳、信函、Email、宣傳品、告示等方式進行應當注明。如與本基層組織員工交流，一般可采取召開會議或個別談話的方式較妥，與公眾交流溝通可采用媒體廣告、發(fā)放宣傳品等方式，而與行業(yè)或部門主管機構(gòu)采用電話、信函、Email等交流方式更為適宜。但無論采用何種交流方式，都必須保證交流渠道的暢通，確保信息的有效傳遞。最后，要明確與相關方交流的要求。與相關方交流的要求可根據(jù)交流方式來確定，但必須達到有效交流的目的，否則，當不能滿足交流要求、達不到有效交流的目的時，必須改變交流方式。

3）解釋

在HSE管理活動中與相關各方及時進行信息交流十分必要。領導與員工之間的交流可以使上情下達、下情上報，使領導及時了解員工自身的情況。施工作業(yè)存在的問題隱患等等，也都可以通過與員工的信息交流而迅速獲得。而與業(yè)主，公司或技術主管（行業(yè)）等交流，則可以把施工作業(yè)存在的問題向其反映，獲得業(yè)主或上級公司指令及相關權(quán)威專家的建設性意見，從而用于指導或改進施工方式（案）等等，因此，實施HSE管理，必須做好與相關方的信息交流工作。只有與相關各方保持信息交流，才能確保項目施工作業(yè)的順利進行和HSE管理水平的提高。