首次會議是現場審核開始，認證審核在愛審核方現場進行，審核過程將召開一系列會議；審核組準備會、首次會議、審核組內部會議、審核組與受審核方溝通會議、末次會議。在審核活動中如發(fā)現嚴重不符合，應及時召開臨時溝通會、通報審核發(fā)現的重要信息。

會議是審核過程中受審核方與審核組成員之間交流的主要手段。不同會議有不同的目的，應由不同的人參加，如果要實現會議的目標，就需要認真安排好所有的會議，包括會前策劃（目的、參加人、時間）、會議控制（時間、內容、氣氛、排除干擾、堅持達到會議目標）。這些會議一般由審核組長或分組組長主持，其他審核組成員輔助進行。

1．首次會議的目的

首次會議是現場審核的序幕，首次會議的召開表明現場審核的正式開始。首末會議是審核組與受審核方高層管理人員見面和介紹審核過程的第一次會議，第一印象十分重要，因此應抓住機會，以正確的表達和行為方式開始審核活動。首次會議的目的包括：

（1）向受審核方中高級管理者介紹審核組成員；

（2）確認審核范圍、目的和計劃，共同認可審核進度表；

（3）簡要介紹審核中采用的方法和程序；

（4）在審核組和受審核方之間建立正式的聯絡渠道；

（5）確認審核組所需的資源與條件已齊備；

（6）確認末次會議的日期和時間；

（7）促進受審核方的積極參與；

（8）向審核線介紹有關的現場安全和應急程序；

（9）參加人員為審核組全體人員、觀察員，被審核方的管理者代表。各部門管理人員，雙方見面應嚴肅活潑。

2．首次會議的程序

首次會議由審核組長詩，會議程序大致如下（在實施中有些步驟可按具體情況歸并或簡化）：

（1）與會者簽到：與會的審核組成員和受審核方人員分別在規(guī)定的記錄上簽到，并說明身份或行政職務。簽到表是審核報告的正式資料。

（2）人員介紹：審核組長宣布開會，首先介紹審核組成員和資格，并說明受認證機構委托實施該項目審核，也可簡單介紹所屬認證機構的情況，以表明其權威性。然后，由受審核方介紹與會的各管理層代表。

（3）申明此次審核范圍、審核目的、審核準則和審核計劃，并由雙方最終確認。如確有需要，可修改計劃，但應雙方協商，總的審核日程不應大變，要讓每受審部門了解審核計劃。

（4）審核方法及程序介紹：審核組長應說明審核的基本方法是抽樣，審核結果以抽樣檢查為依據，有一定風險和局限性，審核組長應介紹審核的程序。

（5）審核結論的報告方式：審核組長應說明審核結論的種類，并說明審核組僅提供推薦性結論，最后須由認證機構決定并發(fā)布正式結論。

（6）確定聯絡、陪同人員和審核組辦公條件：在首次會議上確定陪同人員，陪同人員的主要作用是聯絡、向導和見證，并與受審核方落實辦公地點、時間、交通、安全防護條件及食宿安排等。陪同人員必需對審核的部門和項目有較全面的了解。

（7）強調審核的公正性、客觀性：審核的生命在于公正性和客觀性，審核員將尊重客觀事實，用客觀證據說話，不聽信道聽途說，不提供咨詢，并希望得到受審核方的配合和支持。

（8）保密承諾：審核組長應申明審核人員的保密守則，承諾保守受審核方的技術、管理訣竅和商業(yè)信息等秘密。

（9）明確限制條件：受審核方如有清潔區(qū)、危險區(qū)等限制條件和要求，包括特殊防護衣著的安排，應在會上予以明確。審核中如有某些不能涉及的區(qū)域或保密區(qū)域應予以說明。

（10）澄清疑問：對有疑問的問題應在會上予以澄清，并確定末次會議的時間、地點及參加人員。

（11）由受審核方最高管理者簡單致辭：扼要介紹實施HSE管理體系的過程和績效，代表受審核方表態(tài)并要求各部門積極參與和配合審核組工作。通過受審核方講話，初步營造輕松、和諧、融洽氣氛。

最后，審核組長確認有關問題已全部明確或澄清，在表示謝意后，則可結束首次會議。

3．首次會議的注意事項

（1）審核組長主持認證審核首次會議，會議的時間以30分鐘左右為宜。為此，主持者應預先做好準備，該講的內容要講到。

（2）受審核方的最高管理者和各門主要負責人（尤其是接受審核的負責人）應參加首次會議，有特殊情況應指定代表參加，審核組不應強求受審核方某一領導非參加不可。

（3）審核計劃如有必要可作適當調整和修改。

（4）受審核方領導講話應盡量簡短。

（5）首次會議的形式顯示了審核的“基調”和風格，會議開始前征求受審核方最高管理者會議開始，以達到開誠布公，氣氛融洽而又坦率透明，力求守時、務實、講究實效。