2.2? 體系文件結(jié)構(gòu)模式
大多數(shù)企業(yè)的質(zhì)量管理、職業(yè)安全健康和環(huán)境管理體系的文件化結(jié)構(gòu)都是金字塔式結(jié)構(gòu)。企業(yè)可以根據(jù)自身的組織規(guī)模、結(jié)構(gòu)和體系文件化的成熟程度等因素來(lái)選擇和決定整合模式。如果企業(yè)的三個(gè)體系是新建立的,應(yīng)一步到位實(shí)行“一體化”模式整合(見(jiàn)圖2),把質(zhì)量管理、職業(yè)安全健康和環(huán)境管理體系三合為一:即一本管理手冊(cè)、一套程序文件、一套作業(yè)文件;如果企業(yè)的三個(gè)體系是分別于不同時(shí)間建立的,宜采用“綜合”模式進(jìn)行整合(見(jiàn)圖3),此時(shí)仍然保留三本管理手冊(cè),而程序文件和作業(yè)文件則實(shí)行“三合為一”。無(wú)論采用哪一種方式整合,程序文件的數(shù)量應(yīng)滿足不同管理體系認(rèn)證的需要。對(duì)于質(zhì)量管理、職業(yè)安全健康和環(huán)境管理三體系中的專業(yè)要素或核心要素應(yīng)單獨(dú)編制程序文件。
?
圖2? “一體化“模式
圖3? “綜合”模式
3? 質(zhì)量管理、職業(yè)安全健康、環(huán)境管理三體系整合的方法和步驟
3.1? 三體系整合的方法
質(zhì)量管理、職業(yè)安全健康、環(huán)境管理三體系整合的方法可分為依靠企業(yè)自身力量的“自我整合法”和尋求外部專業(yè)支持的“咨詢顧問(wèn)整合法”,具體選用哪一種方法應(yīng)根據(jù)企業(yè)三個(gè)體系的文件化程度、運(yùn)作時(shí)間長(zhǎng)短、員工熟識(shí)程度以及企業(yè)組織規(guī)模等情況決定。當(dāng)企業(yè)有一批既熟識(shí)本企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)作流程情況又熟練掌握三個(gè)體系運(yùn)作精髓的骨干人員時(shí),應(yīng)采用“自我整合法”,這樣整合出來(lái)的體系才有更強(qiáng)的可操作性和有效性。
3.2? 三體系整合的步驟
質(zhì)量管理、職業(yè)安全健康、環(huán)境管理三體系的整合工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,涉及到企業(yè)的各個(gè)職能管理,應(yīng)該有組織、有計(jì)劃、有步驟、統(tǒng)一協(xié)調(diào)地進(jìn)行,一般采取以下步驟:
(1)成立整合工作機(jī)構(gòu)。整合工作機(jī)構(gòu)一般包括由管理者代表親自掛帥的“整合工作領(lǐng)導(dǎo)小組”和由各職能部門負(fù)責(zé)人及骨干人員組成的“整合工作小組”。
(2)制訂整合工作計(jì)劃,明確整合工作任務(wù)、思路、要求。整合工作時(shí)間不宜定得太長(zhǎng)或太短。一般以6~8個(gè)月為宜。
(3)開(kāi)展培訓(xùn),重新學(xué)習(xí)理解三體系標(biāo)準(zhǔn)要求。使參加整合工作的所有人員對(duì)三體系所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)有進(jìn)一步的了解,重點(diǎn)理解三體系共通的地方和各自的特點(diǎn)。
(4)開(kāi)展三體系運(yùn)作情況調(diào)查和摸底。主要深入了解三體系在可操作性、有效性上還存在哪些問(wèn)題,重點(diǎn)了解三體系之間哪些活動(dòng)(過(guò)程)、文件和記錄表格可以進(jìn)行合并和精簡(jiǎn)。
(5)進(jìn)行三體系整合設(shè)計(jì)。體系設(shè)計(jì)的內(nèi)容包括:整合的模式、組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整、公共要素和專業(yè)要素的確定、體系文件的格式、程序文件的名稱及數(shù)量、作業(yè)文件的名稱及數(shù)量、記錄表格的名稱及數(shù)量。
(6)編寫體系文件。在文件編寫前應(yīng)編制一份編寫指南,明確文件(表格)的編排格式、編號(hào)規(guī)則等。文件的編寫應(yīng)由該活動(dòng)的職能部門負(fù)責(zé),不宜由“秀才”代筆。文件的編寫順序宜采用先編程序文件后編作業(yè)文件的方式。
(7)組織體系文件的審查和審批。體系文件的審查應(yīng)分層次、分階段進(jìn)行。文件審查的重點(diǎn)應(yīng)放在三體系整合后的合理性、可行性和可操作性上。
(8)新體系文件的發(fā)布運(yùn)行。在文件發(fā)布后應(yīng)做好文件運(yùn)行的配套措施,如文件和表格應(yīng)發(fā)放到位,組織文件的宣講學(xué)習(xí)等。
(9)新體系文件的及時(shí)修改和完善。對(duì)新文件運(yùn)行發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行修改和完善。為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,文件發(fā)布半年內(nèi)應(yīng)組織一次集中式的內(nèi)部審核或提前申請(qǐng)進(jìn)行外部審核。