現(xiàn)場審核前，審核組長應組織審核組成員對受審方提交的HSE管理手冊、程序文件及背景材料進行審查。背景材料一般有風險辨識評價報告，“三同時”驗證報告，以往事故記錄、相關法規(guī)、廠區(qū)平面圖、工藝流程圖等，文件審核時間在認證機構決定受審認證之后，初訪前進行。

1．文件審核的目的

（1）審查受審核方的HSE管理體系文件是否滿足SY/T6276—1997標準及相關法律法規(guī)的要求，從而確定能否進行現(xiàn)場審核。如達不到標準要求，交受審核方澄清或補充。只有通過文件審核后，才能開始現(xiàn)場審核工作。

（2）通過體系文件了解受審核方的HSE管理體系情況，以便為后續(xù)審核活動作準備。

2．文件審核的要求

（1）審查文件的符合性，即文件是否滿足HSE管理體系標準和有關HSE法律法規(guī)的全部要求。

（2）審核文件系統(tǒng)性，即文件是否包括了企業(yè)全部HSE管理活動的控制要求和標準規(guī)定的應形成程序的文件，但這些程序不一定要與標準的要素一一對應。

（3）審查文件的協(xié)調(diào)性，包括兩個方面：一是同一層次文件之間或不同層次文件之間在職責、要求等方而否一致，不同層次的文件是否連貫和對應；二是邏輯關系的要素之間是否銜接和對應，如承諾、方針、目標和指標、HSE計劃書等。

（4）審查文件的有效性，即文件是否現(xiàn)行有效、符合文件控制要求。

（5）審查文件中的名詞術語是否符合SY/T6276—1997標準的要求。

3．文件審核

1）審核人

文件審查通常由審核組長進行，也可以由審核組長委托的審核員進行。

2）審查內(nèi)容

在進行體系文件審查時，慶首先了解企業(yè)的體系文件結構，然后再依據(jù)企業(yè)的文件層次逐級進行審查。每一層次的文件都應從文件的內(nèi)容和格式兩個方面來審核。文件內(nèi)容的審查是審查文件的符合性、系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性；文件格式的審查是審查文件的有效性和統(tǒng)一性，包括文件的版面格式、編號方法、章節(jié)編排、版本控制等。

文件審查應按制定的“文件審核檢查表”進行，對照標準作出判斷，如有不符合或需改進之處，應提出審核意見，最后應形成審核結論。

（1）HSE管理手冊審查，應考慮以下幾個方面：

①企業(yè)的承諾、方針和目標是否與企業(yè)的經(jīng)營規(guī)模、風險的特點相適應，是否反映相關方的要求，是否體現(xiàn)對遵守法律法規(guī)的承諾以及持續(xù)改進的承諾，方針目標是否合理，目標是否量化并具有可操作性。

②組織機構的設備，職責的分配與接口是否明確，并逐層次、逐部門得到落實。

③是否清楚的描述了HSE管理體系文件，包括其層次，結構及相互關系。

④要素描述是否完全覆蓋標準的要求，體系包含的要素是否完整，不應回避或遺漏。這是手冊審查的最主要的內(nèi)容。

⑤體系要素規(guī)定的各項活動是否明確了責任部門和相關部門。

⑥每一要素與其對應的程序是否給出了索引路線。

⑦承諾、方針和目標、HSE計劃、運行、監(jiān)測、糾正措施等有邏輯關系的要素之間的接口關系是否描述清楚。

⑧是否提供了主要危害和影響因素清單，法律法規(guī)清單。

⑨是否描述手冊的管理要求，包括手冊的批準、分發(fā)和修改、受控標識、版本控制等。

（2）程序文件審查應考慮以下幾方面：

①標準中有些要素明確要求建立并保持程序。企業(yè)的程序文件中，是否滿足了這些要素的要求。這些要求可以反映在一個程序中，也可以反映在多個程序中。

②第一程序是否闡明了目的和范圍、職責、程序和方法、需引用的其他文件。

③有邏輯關系的程序之間的接口是否明確描述。

④與其他相關文件是否協(xié)調(diào)。

⑤程序文件的內(nèi)容和結構是否合理和完整，是否明確“5W+1H”的要求。

（3）文件格式審查：

無論是手冊還是程序，文件格式審查應考慮以下幾方面：

①文件是否為有效版本；

②文件是否經(jīng)過審批；

③文件是否按規(guī)定控制方式標有控制標識；

④文件的發(fā)布日期和版本變更情況；

⑤文件的編號方法是否一致，編號是否正確；

⑥文件是否經(jīng)過修改，修改標識是否正確；

⑦文件格式是否統(tǒng)一。

3）審核結論

文件審查應得出的總的審查結論，結論有如下兩種：

（1）一是合格，即體系文件符合標準和控制的要求。

（2）二是局部不符合，尚需修改。

第二種結論應指明需修改之處，并規(guī)定修改期限，視文件修改的程序由審核組長決定文件復查是在現(xiàn)場審核前進行還是在現(xiàn)場審核中進行。如果文件在符合性方面不夠充分，則要求受審方在規(guī)定期限內(nèi)進行修改，直至通過審查才能進行后續(xù)的現(xiàn)場審核工作。

4．文件審查的注意事項

（1）在文件審查中，審核員還應了解受審核方的規(guī)模、歷史情況、組織結構、活動特點、信譽、榮譽等信息。這些可為審核判斷提供依據(jù)。

（2）文件審查一般只限于管理手冊和程序文件的審查。如果主伙符合性不夠充分，應要求受審核方提供作業(yè)文件。因為受審核方可能將有些文件并歸到其他管理體系文件中，或合并到作業(yè)指導書中。

（3）在現(xiàn)場審核前進行的文件審查并不意味著文件中存在的全部問題都已發(fā)現(xiàn)，在現(xiàn)場審核中仍需對體系文件符合性進行審查，同時還要審查其對實際動作的策劃的合理性和可操作性，如存在不符合，也構成不符合項。

（4）文件審查除在現(xiàn)場審核（預審核和認證審核）前對管理手冊和程序文件進行審查，還包括現(xiàn)場審核中對作業(yè)指導書進行審查。

（5）在監(jiān)督審核和復評前也要進行文件審核，審核的重點關注HSE管理體系發(fā)展變化涉及的相關文件的修改是不符合標準的要求和持續(xù)改進的承諾。

（6）在文件審核的同時，應注意收集適用于該行業(yè)的HSE法律法規(guī)文件的最新版本，它是對受審核方進行審核的不可缺少的依據(jù)。

（7）文件的協(xié)調(diào)性審查，手冊中各要素之間及手冊與程序文件之間的規(guī)定應相互協(xié)調(diào)一致避免前后矛盾及遺漏。