HSE管理體系認證審核的策劃與準備——編制審核工作文件（5）

??? 審核工作文件是指審核員在現(xiàn)場審核中所使用的審核檢查表和審核記錄、不符合報告、審核報告以及首末次會議簽到等表格。認證機構一般對審核所需的各類文件都已編制并負責印制了統(tǒng)一格式的表格。因此，編制審核工作文件主要是由審核員根據(jù)受審核方的文件和其他信息資料編寫審核檢查表，以使審核工作有序而有效地進行。
??? 現(xiàn)場審核中需用到的審核工作文件主要有以下幾種：
??? —審核計劃；
??? —審核檢查表；
??? —審核任務分配表；
??? —審核計劃日程表；
??? —首末次會議簽表；
??? —審核記錄；
??? —不符合報告；
??? —不符合項分布表；
??? —HSE管理體系審核報告。
??? 審核組應根據(jù)以上工作文件的作用和特點，設施一套規(guī)范化的表格，使現(xiàn)場審核按照預定的要求進行。
??? 1．檢查表的作用
??? 1）使審核員保持明確的審核目標
??? 現(xiàn)場審核中會出現(xiàn)各種各樣的問題，借助檢查表，審核員可以保持審核主題的方向。即使有些偏離審核方向時，檢查表也可起到提醒和警示的作用。
??? 2）明確受審核部門所需審核的主要要素和內(nèi)容
??? 3）確保審核工作的系統(tǒng)和完整
??? 在審核組內(nèi)，審核任務各有分工，審核組長正是通過對檢查表的審查，來把握審核的總體情況?，F(xiàn)場審核時，審核員則依據(jù)檢查表審核，保證審核內(nèi)容沒有遺漏，使審核程序規(guī)范化和系統(tǒng)化，從而確保審核工作的系統(tǒng)性和完整性。
??? 4）保持審核的節(jié)奏和連續(xù)性
??? 現(xiàn)場審核是一項高節(jié)奏而緊張的活動，由于審核的時間有限，不允許在某個問題上或某個區(qū)域逗留時間過長，依據(jù)檢查表的安排，審核員可以控制時間，掌握進度，使審核連續(xù)進行，而不是跳躍式審核。
??? 5）確保審核的正規(guī)化
??? 依據(jù)檢查表提問題，易于使審核保持連續(xù)和系統(tǒng)化，使所提問題有的放矢，且使受審核方感到審核員的審核有針對性有充分的準備，體現(xiàn)出審核員的專業(yè)性和正規(guī)性。
??? 6）作為重要的審核記錄
??? 檢查表中一般都設有“審核記錄”欄，通過檢查表可以反映審核員審核的內(nèi)容、查實的證據(jù)以供審核員現(xiàn)場審核記錄有關的事實，檢查表是審核檔案中的重要原始資料。
??? 2．檢查表的內(nèi)容及格式
??? 現(xiàn)場審核的方法很多，采用較多的一般是按要素審核和按部門審核的方法，如檢查表通常是由各個認證機構根據(jù)自己的規(guī)定要求設計的統(tǒng)一表格，一般應包括以下內(nèi)容：
??? （1）受審核部門，審核時間、審核員姓名；
??? （2）審核的依據(jù)。一般是填寫標準的要素名稱和編號，受審核方體系文件的名稱或作業(yè)指導書。
??? （3）審核項目和要點：依據(jù)標準或文件，列出審核的內(nèi)容，主要解決“查什么”的問題。
??? （4）審核方法：列出審核的步驟和具體方法，主要解決“怎么查”的問題。
??? （5）審核與跟蹤記錄：供現(xiàn)場審核時記錄審核結果，檢查表的確立要靈活多樣，不應硬性規(guī)定具體格式，檢查表的部局和格式，通常有兩種多形式，一種是“問—答”形式，答案是“是”或“否”；另一種是“問題—結論”形式。
??? 3．檢查表的編制方法
??? 編制檢查表是審核員必須掌握的一項基本功，也是一項技術性較強的工作。編制一份指導性較好的檢查表，對審核員的審核工作是很有幫助的。
??? 1）編制前的準備工作
??? 在編制之前，要認真閱讀受審核方的體系文件，了解受審核部門所從事的活動和體系文件對該部門的各項要求，了解該部門可能存在的危害與影響因素，查閱有關HSE法律法規(guī)文件要求。
??? 2）編制檢查表的要點
??? 檢查表的編制，主要是根據(jù)審核準則或受審核方的文件，列出“審核要點”和“審核方法”。
??? （1）關于審核要點：
??? ①要根據(jù)標準的要求和受審核方的體系文件的要求，逐項列出要審核的內(nèi)容；
??? ②要注意邏輯順序。
??? （2）關于審核方法：
??? 對應審核要點列出審核的具體方法，包括抽樣數(shù)。具體的審核方法應包括以下三個方面：
??? ①“去哪里”，說明去哪個部門、哪個區(qū)域檢查；
??? ②“找誰查”，說明找哪些人來回答問題和證實；
??? ③“怎么查”，說明要查哪些文件、資料、記錄等證據(jù)，包括現(xiàn)場的觀察。
??? 以上是編制檢查表的四項原則，即“查什么、去哪查、找誰查、怎么查”
??? 3）編制和運用檢查表的注意事項
??? （1）編制檢查表要周密考慮，既要考慮受審核部門所涉及標準的有關要素，也要考慮要素的邏輯關系，另外還要考慮法律法規(guī)及其他要素。
??? （2）檢查表中提出的審核內(nèi)容應以SY/T6276—1997標準、相關法律法規(guī)要求和受審核方的體系文件的規(guī)定為依據(jù)，而不能以審核員自己的觀點或要求作為審核依據(jù)。
??? （3）抓住重點，抽樣應有代表性。
??? （4）檢查表應按預審核和認證審核分別編制，由于兩個階段審核的側重點不同，因此針對同一要素的審核，編制檢查表時在深度和廣度上應反映出兩個階段不同的審核要求。
??? （5）審核組長負責對檢查表進行審查，以保證審核的完整性。
??? （6）在現(xiàn)場審核中，根據(jù)實際情況可以對檢查表的內(nèi)容進行調整和補充。
??? （7）檢查表是審核員的工作文件，應妥善保管，不應提交給受審核方。
??? （8）靈活運用檢查表，不要逐條照本宣科，變成生硬的你問我答式的檢查過程。